Правила секретного делопроизводства

Содержание:

Секретное делопроизводство: организация и правила ведения

Отныне секретное делопроизводство — прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

  • особая важность;
  • совершенно секретно;
  • служебное пользование.
  • Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года «О гос. тайне». Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

    Гриф «особой важности» представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

    Гриф «совершенно секретно» также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

    Гриф «служебное пользование» не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

    Порядок засекречивания

    Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

  • информация о военной сфере;
  • сведения об экономике, технике или науке;
  • информация о внешнеполитической или экономической сферах;
  • сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.
  • Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство — это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

    Системный принцип определения секретности

    Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве — о принципе системности. Что он собой представляет?

    Основная черта системного подхода — особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой — избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

    Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

    Другие принципы

    Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

    Принцип оптимизации — еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах – это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

    Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

    О внесении изменений в секретные документы

    Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После классификации документы засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

    Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о гос. тайне, закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение — решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

    Уничтожение секретных документов

    Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

    Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин — бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

    Правила ведения секретного делопроизводства

    Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

  • необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
  • Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
  • Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
  • С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
  • Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.
  • Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

    Обязанности специалистов по секретным документам

    Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

    • Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
    • Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
    • Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.
    • Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

    • сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
    • вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
    • ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
    • уничтожение документов без ведома руководства.
    • Внешний вид секретной документации

      Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

    • правый верхний угол — гриф секретности;
    • под грифом — инвентарный номер;
    • у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
    • листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.
    • Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

      Секретное делопроизводство. Степени секретности документов

      Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

      Что есть тайна

      Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

      Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

      По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.

      Грифы секретности

      В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

      Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

      Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

      Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

      Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

      Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

      Государственную тайну составляют:

    • сведения в военной области;
    • сведения в области экономики, науки и техники;
    • сведения в области внешней политики и экономики;
    • сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.
    • Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

      Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

      Принципы определения секретности

      С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

      Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

      К таким принципам можно отнести:

      1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

      Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности, которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

      2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

      3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

      4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

      Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.

      Изменение секретности документов

      Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

      Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

      На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

      Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

      Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

      Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

      Делопроизводство в целом и в частностях

      Существуют ли правила ведения делопроизводства

      Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:

      Передача по назначению

      Контроль исполнения или возврата

      Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.

      Делопроизводство и архивоведение

      Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве – значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.

      Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.

      На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.

      Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания – старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.

      Секретное делопроизводство

      Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.

      Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

      Ведение воинского учета

      Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 – понадобится уже два таких специалиста.

      В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:

      Проверка наличия документов воинского учета у новичков

      Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных

      Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников

      Проведение ежегодных сверок с военкоматом

      Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами

      Утверждение плана работы на год с военкоматом

      Ежегодное утверждение инструкции

      Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.

      При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.

      Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации. О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.

      Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.

      Нарушение правил ведения секретного делопроизводства в Вооруженных Силах теперь является грубым дисциплинарным проступком

      Указом Президента РФ от 2 января 2017 года № 5 внесены изменения в «Дисциплинарный устав Вооруженных Сил Российской Федерации», утвержденный Указом Президента РФ от 10 ноября 2007 года №1495. Уточнен «Перечень грубых дисциплинарных проступков. порядок исполнения дисциплинарного ареста» (приложение № 7 к Уставу).

      Теперь к грубым дисциплинарным проступкам, в том числе, относятся:

      • Умышленная порча либо утрата по небрежности документа, удостоверяющего личность военнослужащего РФ (служебного удостоверения военнослужащего органов, указанных в пункте 1 статьи 2 Федерального закона от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»);
      • Нарушение правил и требований, устанавливающих порядок ведения секретного делопроизводства.

      Мой комментарий: Как показывает практика, ужесточение наказаний за небрежную работу с документами в нормативно-правовых актах связана с массовыми нарушениями в этой области

      Что, однако, вызывает опасения: правила секретного делопроизводства остались почти неизменными со времен Ивана Грозного, и те, кто пытается хоть как-то интегрировать современные технологии в эту сферу деятельности, просто не могут их не нарушать. Не приведет ли данное ужесточение требований к тому, что полномасштабная легализация электронного секретного документооборота опять будет увязана с концертной деятельностью представителей семейства ракообразных в условиях высокогорья?

      Курс предназначен для обучения специалистов, осуществляющих деятельность по оформлению документов и различных форм учета секретного делопроизводства, в рамках данного курса подробно рассматриваются следующие вопросы:

      правовые основы защиты государственной тайны;

      задачи и функции подразделений секретного делопроизводства в системе защиты государственной тайны;

      организацию работы по засекречиванию, рассекречиванию и изменению грифа секретности сведений и их носителей;

      организацию рабочих мест работников режимно-секретных подразделений (РСП);

      порядок открытия и ликвидации подразделений секретного делопроизводства, требования к уровню подготовки работников РСП и к организации ведения секретного делопроизводства в процессе лицензирования предприятия;

      организацию работы по допуску должностных лиц и граждан РФ к государственной тайне;

      требования режима секретности при создании секретных документов, их хранения и использования;

      виды и способы учета секретных документов, их классификацию и систематизацию, порядок учета машинных носителей секретной информации;

      порядок проведения служебного расследования по факту утраты секретных носителей и (или) разглашения секретных сведений.

      Уникальность данного курса состоит в совокупном изучении нормативно-правовой базы в области защиты государственной тайны и общих правил оформления документов в рамках ведения секретного делопроизводства. Полученные знания позволят руководителям и специалистам подразделений по защите государственной тайны совершенствовать профессиональные навыки в области защиты государственной тайны и четко распределять функции подразделений организации в рамках проведения мероприятий по секретному делопроизводству.
      Часть курса отведена практическим занятиям. На практических занятиях изучаются порядок применения нормативно-правовых актов по вопросам, касающимся составления и заполнения документов, необходимых для правильного ведения сек ретного делопроизводства в подразделениях по защите государственной тайны.

      Курс секретный. Необходимые документы:

      — Справка о соответствующей форме допуска к сведениям, составляющим государственную тайну;

      Инструкция о секретном делопроизводстве

      СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
      РАСПОРЯЖЕНИЕ
      г. Грозный
      4 октября 1993 г.
      № 62
      В целях установления единого порядка ведения секретного делопроизводства, утвердить Инструкцию по ведению секретного делопроизводства в государственных органах, министерствах, ведомствах, предприятиях и учреждениях Чеченской Республики.
      Президент Чеченской Республики Д. Дудаев

      УТВЕРЖДЕНО
      Распоряжением Президента
      Чеченской Республики
      от 04 октября 1993 года № 62

      ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, МИНИСТЕРСТВАХ, ВЕДОМСТВАХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
      1. Под секретным делопроизводством в настоящей инструкции понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с секретными и совершенно секретными документами.
      Секретное делопроизводство должно содействовать эффективности управления, обеспечить прохождение и контроль за исполнением документов, отвечать требованиям режима секретности.
      2. Лица, зачисленные на работу, допускаются к работе с секретными документами только после получения допуска службы СНБ ЧР и проверки знания настоящей инструкции.
      ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ, РАБОТАЮЩИХ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
      3. Сотрудники, работающие с секретными документами, несут персональную ответственность за их хранения, а также за сохранность секретов, доверенных или ставших известными им по работе или иным путем.
      Они обязаны:
      а) знать и неукоснительно выполнять требования настоящей инструкции;
      б) быть бдительными, решительно пресекать действия других лиц, могущих привести к разглашению секретных сведений или к утрате секретных документов, и незамедлительно информировать об этом соответствующих руководителей;
      в) обеспечить надежное хранение секретных документов, своевременно сдавать в соответствующий отдел или уничтожать в установленном порядке те из них, надобность в которых миновала;
      г) своевременно регистрировать, исполнять и приобщать к делам секретные документы, принимать и передавать их только под расписку;
      д) готовить документы в порядке, установленном настоящей инструкцией;
      е) при обнаружении недостачи (утраты) секретных документов, ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей, неучтенных секретных документов, а также выявлении утечки информации немедленно сообщать об этом своему начальнику;
      ж) по требованию прямых начальников давать устные или предоставлять письменные разъяснения по фактам нарушения правил обращения с секретными документами;
      з) при временном убытии (в т.ч. в отпуск) проверять наличие числящихся за ними секретных документов. Документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать в общий отдел или по указанию начальника другому сотруднику.
      4. Сотрудникам, работающим с секретными документами, запрещается:
      а) сообщать кому-либо, в т.ч. другим сотрудникам, родственникам секретные сведения, ставшие им известными по работе, а также вести разговоры на служебные темы в присутствии посторонних лиц;
      б) выносить без служебной необходимости и разрешения непосредственного начальника секретные документы из расположения учреждения;
      в) знакомиться с секретными документами по вопросам, не имеющим прямого отношения к выполняемым служебным обязанностям;
      г) составлять секретные документы вне служебных помещений;
      д) передавать и принимать документы без расписки;
      ж) уничтожать документы без оформления в установленном порядке.
      ПОДГОТОВКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТЕПЕНИ СЕКРЕТНОСТИ СВЕДЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ДОКУМЕНТАХ
      5. Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются.
      В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
      6. Степень секретности сведений определяется исполнителем и руководителем, подписывающим документ.
      7. Гриф секретности делам, журналам, картотекам учета, выпискам из секретных документов присваивается в зависимости от степени секретности содержащихся в них сведений.
      8. В случае неправильного присвоения грифа секретности документу непосредственный руководитель обязан привести его в соответствие с действительной степенью секретности сведений, содержащихся в документе. При этом он на документе делает отметку об изменении грифа и заверяет своей подписью.
      ПОДГОТОВКА СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ И СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
      Совершенно секретные и секретные документы составляются только по вопросам, требующим документального оформления.
      Сопроводительные письма должны составляться только к документам, требующим дополнительных указаний и пояснений.
      9. Проекты (черновики) совершенно секретных документов составляются в учтенных блокнотах с отрывными листами или на отрывных учтенных листах.
      10. В черновиках документов, передаваемых для печатания в машбюро (секретариат) запрещается указывать сведения, расшифровывающие сводные данные о деятельности и объекты их заинтересованности. При необходимости такие сведения вписываются в проекты документов исполнителями после того, как они будут отпечатаны.
      11. На наиболее важных документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляются ограничительные пометки «лично», «только лично».
      12. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.
      13. Каждый вид документы должен иметь установленный комплект реквизитов, как-то: наименование органа, название вида документа, номер экземпляра, адрес, ссылку на номер и дату поступившего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф секретности, утверждения, согласования, пометки: о наличии приложения, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, ограничительные, о срочности и способе доставки и визы.
      14. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим двоякого толкования.
      15. Документы с ограничительными пометками «лично», «только лично» направляются с указанием должности или фамилии и инициалов. Документ, как правило, направляется не более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
      16. При наличии к документу приложений в реквизите «Приложение» указываются наименования каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности.
      17. Документы подписываются (утверждаются) руководителями в пределах своей компетенции, а также исполнителями, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.
      18. Проекты документов по вопросам, затрагивающим интересы других ведомств, подлежат согласованию с ними, которое оформляется грифом согласования или визой. Гриф согласования включает в себя следующее: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым проект документа согласовывается, дату согласования.
      Замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. Об этом делается пометка на проекте документа «Замечания прилагаются» с проставлением подписи визирующего, его фамилии, даты.
      19. Копии подготовленного документа после подписания подлинника заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности заверившего, его подписи (ФИ) и даты заверения.
      20. В подписанные (утвержденные) документы вносить исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего их, запрещается. Внесенные изменения заверяются подписью лица, подписавшего документ.
      21. На всех экземплярах документов (копий, выписок) на оборотной стороне последующего листа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
      22. На документе, требовавшем исполнения и определения в дело, отражаются краткие сведения об исполнении и проставляется отметка «В дело №__», заверенная подписью прямого начальника исполнителя.
      ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
      23. Печатание производится в изолированных помещениях. Прием и выдача документов производится через спецокно или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам машинисток.
      Лицу, производящему печатание, запрещается знакомить с содержанием печатаемых документов других лиц, не имеющих отношения к этим документам. Для выяснения непонятного текста печатающее лицо должно обратиться к исполнителям документов, а в их отсутствие – к их начальникам.
      24. По окончании работы все документы, черновые материалы, бланки и формы регистрации хранятся в опечатанном металлическом шкафу.
      25. На черновике документа, подлежащем печатанию, исполнитель указывает свою фамилию, наименование отдела, номер служебного телефона, количество требуемых экземпляров.
      Черновики совершенно секретных и секретных документов, отдельные листы секретных и секретных документов, подлежащие перепечатыванию, исполнители передают машинистке, в общий отдел под расписку в регистрационных формах.
      26. При журнальной форме регистрации документы и черновики из общего отдела или машбюро передаются непосредственно исполнителям под расписку в графе 3 журнала формы 3.
      27. Листы совершенно секретных и секретных документов, с которых производилось перепечатывание, возвращаются исполнителям в надорванном виде для последующего уничтожения.
      На документах, из которых произведены выписки, кроме того, указывается, какой текст (пункт, абзац) содержит выписки.
      На каждом отпечатанном экземпляре документа в левом верхнем углу его первой страницы машинистка проставляет свои инициалы и количество отпечатанных экземпляров.
      ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАЗМНОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА КОПИРОВАЛЬНЫХ МНОЖИТЕЛЬНЫХ АППАРАТАХ И В ТИПОГРАФИЯХ
      28. На размножение документы передаются только зарегистрированными и оформленными в установленном порядке.
      На каждый документ, подлежащий размножению, оформляется заказ формы 18 или 18а, который подписывается руководством и передается лично исполнителем под расписку.
      Изготовление копии или выписки вместе с подлинником передаются в общий отдел или исполнителю под расписку в журнале формы 15.
      ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
      29. Прием и передача секретных документов на всех этапах их прохождения осуществляется только под расписку, а от одного сотрудника к другому – по реестру формы 25, который указывается в журнале формы 13.
      30. Принимая документы, сотрудник обязан убедиться в правильности их оформления, сверить регистрационные номера, номера экземпляров, их количество и в присутствии сдающего лица расписаться за каждый документ с проставлением даты получения.
      31. Передача документов в другие отделы производится только через общий отдел (секретариат).
      ПРИ ПЕРЕМЕЩЕНИИ, УБЫТИИ СОТРУДНИКОВ
      32. При смене лица, ведущего секретное делопроизводство на отдельном участке работы, специально назначенная комиссия проверяет наличие документов на участке работы, и результаты оформляет актом, который приобщается к акту приема-сдачи.
      Документы, числящиеся лично за этими лицами, передаются вновь назначенным под расписку в регистрационных формах.
      ПРИЕМ И ВСКРЫТИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
      33. Поступающая в рабочее время корреспонденция принимается общим отделом (секретариатом). Оттуда она передается в соответствующие отделы под расписку в журнале формы 26 или в реестрах формы 27.
      В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным, который записывает ее в журнал приема и сдачи пакетов (документов) формы 26 и под расписку в этом журнале, не вскрывая, сдает в общий отдел (секретариат).
      О поступлении срочных пакетов и телеграмм дежурный немедленно докладывает соответствующему руководителю и действует согласно его указаниям.
      Сдавать и принимать корреспонденцию лицам, не имеющим на это соответствующих полномочий, запрещается.
      34. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, обязан тщательно проверить правильность адреса, целостность упаковки, печатей, сверить номера пакетов с номерами, указанными в реестре. В случае повреждения упаковки или расхождения в наименовании отправителя, пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, принимающим его, о чем в реестре (журнале) делается соответствующая запись.
      Акт и упаковка направляются в орган, доставивший пакет, или отправителю корреспонденции для принятия соответствующих мер.
      35. Пакеты с ограничительной пометкой «лично» вскрываются лично адресатом.
      РЕГИСТРАЦИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
      Регистрации подлежат все поступившие (входящие) документы и подготовленные (исходящие и внутренние) секретные документы.
      До регистрации секретных документов передача их на доклад, подпись, ознакомление и исполнение запрещается.
      Поступившие документы регистрируются в день их получения, при этом на документе проставляется регистрационный номер и указывается дата регистрации.
      Полностью перепечатанные документы регистрируются за новыми номерами.
      36. При регистрации поступившего документа на первой странице (с правой стороны нижнего поля) проставляется штамп, в оттиске которого указывается наименование органа, входящий номер, присваиваемый поступившему документу, дата регистрации.
      На приложении к поступившему документу проставляется штамп «Приложение к вх. №___ от «__» __________19__г.», регистрационный номер, дата.
      37. На исходящих документах регистрационный номер и дата подписи проставляются в угловом штампе, а при отсутствии штампа – на их внутренних документах, ниже реквизита «подпись».
      38. Поступившие документы с грифом «лично» регистрируются без вскрытия пакетов, номера проставляются, в графе «краткое содержание документа» указывается «пакет с пометкой «лично», а краткое содержание производится со слов лица, вскрывшего пакет. Лицо, вскрывшее пакет, обязано перенести вх. номер и дату регистрации с пакета на документ.
      39. В регистрационных формах отражаются полные данные о движении документа с момента его поступления (подготовки) до приобщения в дело, направления адресату или уничтожения. Отметки о местонахождении документа должны содержать ссылки:
      а) при приобщении в дело дела (с кратким указанием его вида), тома и листов;
      б) при направлении адресату – на номер сопроводительного письма или реестра и дату;
      в) при уничтожении – на номер и дату акта.
      ФОРМЫ И ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
      40. Регистрация осуществляется в форме журналов контрольно-номерного учета на поступившие и подготовленные документы, которые ведутся раздельно. Документы регистрируются раздельно или вместе в журнале формы 3. Вручение исполнителям отпечатанных документов и возврат черновиков производится работником общего отдела (секретариата) под расписку в графе 11 журнала формы 3.
      41. За оставленные у себя при докладе документы руководитель расписывается в реестре формы 25. По возвращении документов расписка руководителя в реестре гасится подписью сотрудника, получившего документы.
      42. Контроль за прохождением документов с момента их регистрации до завершения исполнения (подшивки в дело, уничтожения, направления адресатам) осуществляется сотрудниками общего отдела (секретариата) путем периодической сверки их наличия с учтенными данными.
      РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
      (ПРИКАЗЫ, УКАЗАНИЯ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ)
      43. Учет и хранение приказов ведется централизованно в общем отделе. Приказы по линиям работы отделов могут храниться у руководителей отделов.
      44. Приказы регистрируются в журнале формы 6, которые заводятся каждый год.
      Приказы регистрируются по следующим отделам: совершенно секретные, секретные, несекретные, указания, инструкции, положения. Регистрация приказов ежегодно начинается с первого номера.
      На каждом экземпляре поступившего приказа и выписок из него (на обложке или первом листе) проставляется порядковый регистрационный номер по журналу.
      45. При регистрации приказов проставляются индексы, обозначающие их вид и степень секретности, а на совершенно секретных приказах перед регистрационным номером проставляется индекс «00», на секретных «0», например: № 00381, № 0800.
      На совершенно секретных, секретных указаниях, утвержденных путем проставления на них грифа утверждения, после регистрационного номера указываются индексы «СС» и «С». Например, № 5сс, № 11с.
      46. Передача приказов для размножения производится под расписку в реестре формы 25. На оборотной стороне последнего листа подлинника приказа проставляется отметка о том, когда и сколько изготовлено копий или выписок. Эти данные затем заносятся в журнал формы 6 отдельной строкой.
      47. Приказы (выписки из приказов) рассылаются с сопроводительными письмами, в которых указываются номера направляемых документов, их экземпляров и приложений к ним.
      В регистрационных номерах сопроводительных писем через дробную черту указывается с нарастанием в течение года (начиная с первого номера) порядковый номер письма отдельно по каждому адресату. Например: 35/1, 36/2, 40/3 и т. д.
      Сопроводительное письмо регистрируется в общем отделе как входящий документ.
      48. Совершенно секретные приказы в конце рабочего дня возвращаются в места постоянного их хранения.
      49. Утратившие силу приказы, лишние экземпляры периодически сверяются с учетами и уничтожаются в установленном порядке, если не подлежат к сдаче в архив.
      50. Журналы регистрации приказов сдаются в архив после того, как все зарегистрированные в них приказы возвращены, определены в дела или уничтожены.
      СПЕЦИАЛЬНЫЕ РАБОЧИЕ ТЕТРАДИ, БЛОКНОТЫ, УЧТЕННЫЕ ЛИСТЫ
      51. Для составления проектов документов исполнительного характера исполнителю выдаются учтенные специальные тетради или блокноты с отрывными листами, а также учтенные листы бумаги.
      Для служебных записей выдаются учтенные рабочие тетради.
      52. Регистрация тетрадей, блокнотов, отдельных листов осуществляется в журнале формы 13.
      53. Тетради, блокноты, отдельные листы нумеруются, их количество заверяется подписью лица, ответственного за учет.
      На обложке указывается гриф секретности, регистрационный номер, фамилия и инициалы лица, которому они выдаются.
      УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
      54. Архивные и законченные производством дела, журналы и картотеки уничтожаются после заключения экспертной комиссии и получения разрешения руководства.
      55. Уничтожение производится комиссией в составе не менее 3-х человек из числа лиц, допущенных к работе с соответствующей категорией уничтожаемых документов, и оформляется актом (формы 28, 28а, 30). Непосредственно перед уничтожением комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт, сверяет их наименования, регистрационные номера и даты, номера экземпляров, количество листов с записями в акте.
      Документы, как правило, уничтожаются на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Уничтожение удостоверяется отметкой в акте: когда, каким путем уничтожены документы и подписями всех членов комиссии.
      В регистрационных формах сотрудником, осуществляющим учет документов, производятся отметки об их уничтожении со ссылкой на номер акта и дату.
      56. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Наличие документов в деле перед уничтожением сверяется с внутренней описью.
      В случае изъятия из уничтожаемого дела отдельных документов в акте указывается, какие документы, их регистрационный номер, даты, номера экземпляров, количество листов, а также номера дел, в которые эти документы приобщены.
      ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И НАЛИЧИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
      57. Проверка секретного делопроизводства проводится комиссией или одним лицом, назначенным руководителем, в присутствии начальника секретного отдела.
      58. Лица, осуществляющие проверку, имеют право знакомиться с документами, регистрационными формами, требовать разъяснения по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
      О нарушениях в секретном делопроизводстве немедленно информируется руководитель.
      По результатам проверки составляется акт проверки состояния секретного делопроизводства. Акт регистрируется в секретном делопроизводстве, где осуществлялась проверка, и утверждается руководителем.
      59. Начальники обязаны не реже одного раза в 6 месяцев проверять у подчиненных состояние секретных документов.
      Ответственность за разглашение секретных сведений, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима секретности несут непосредственные виновные лица, а также руководители.
      60. За разглашение сведений, составляющих государственную или служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушении режима секретности виновные лица привлекаются к уголовной или дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
      61. О фактах разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, руководитель ставит в известность компетентные органы и своим приказом назначает служебное расследование.

      Did you enjoy this post? Why not leave a comment below and continue the conversation, or subscribe to my feed and get articles like this delivered automatically to your feed reader.

      No comments yet.

      Sorry, the comment form is closed at this time.

      Делопроизводство секретное

      Контрразведывательный словарь. — Высшая краснознаменная школа Комитета Государственной Безопасности при Совете Министров СССР им. Ф. Э. Дзержинского . 1972 .

      Смотреть что такое «Делопроизводство секретное» в других словарях:

      ДЕПАРТАМЕНТ ПОЛИЦИИ — Министерства внутренних дел России, орган политического сыска и управления полицией России (6 августа 1880 г. – февраль 1917 г.). Наследовал дела Третьего отделения. Главной задачей Д.п. было предупреждение и пресечение преступлений и охрана… … Российская государственность в терминах. IX – начало XX века

      Департамент полиции — Департамент полиции департамент Министерства внутренних дел Российской империи, управляющий полицией. Содержание 1 История создания 2 Структура департамента … Википедия

      ДЕПАРТАМЕНТ ПОЛИЦИИ — орган политич. розыска и управления полицией царской России (6 авг. 1880 февр. 1917 (до 1881 Департамент гос. полиции)). Наследовал дела Третьего отделения, а также (с 15 нояб. 1880) Департамента полиции исполнительной Мин ва внутр. дел. Гл.… … Советская историческая энциклопедия

      ИРАН — (в Зап. Европе и Америке до сих пор употребляется также перешедшее от древних греков назв. Персия) гос во в Юго Зап. Азии. Граничит на С. с СССР и омывается Каспийским м., на З. с Тур цией и Ираком, на В. с Афганистаном и Пакистаном, на Ю.… … Советская историческая энциклопедия

      Цензура в СССР — Цензура По странам Цензура по странам По отраслям Цензурирование Интернета Запрещённые книги Сожжение книг По методам … Википедия

      Спецслужба — Спецслужба[1] структура и (или) деятельность, структурированная (организованная) в соответствии с специальными требованиями. Термин часто используется в узком смысле «специальной службы для организации и ведения разведывательных… … Википедия

      Межевой архив — (архив Межевой канцелярии) – один из наиболее крупных и тщательно оберегаемых архивов дореволюционной России – являлся собранием документов, фиксировавших состояние помещичьего землевладения Российской империи на протяжении полутора столетий.… … Википедия

      Державин, Гавриил Романович — — знаменитый поэт, государственный человек и общественный деятель второй половины прошлого и первой четверти нынешнего столетия (р. 3 июля 1743, ум. 8 июля 1816). Предок его, татарский мурза Багрим, в ХV столетии, в княжение Василия… … Большая биографическая энциклопедия

      Шаховской, князь Яков Петрович — (род. 8 го октября 1705 г., ум. 23 го июля 1777 года) С 1719 по 1766 г. он прослужил в военной и гражданской службе. Он был очевидцем в молодости и участником в зрелых годах тех переменчивых событий, которые происходили в «преобразованной… … Большая биографическая энциклопедия

      Департамент полиции — орган политического розыска и управления полицией царской России. Образован 6 августа 1880. До 1881 назывался Департаментом государственной полиции. Наследовал дела «Третьего отделения» (См. Третье отделение), а также (с 15 ноября 1880)… … Большая советская энциклопедия

      Еще по теме:

      • Законы рф беременность Законы для беременных на работе Каждая женщина становится счастливой, когда узнает о беременности. Но чтобы сообщить о приятной новости работодателю фирмы, где она трудоустроена, ей потребуется больше смелости и решимости. Директор может быть недоволен по […]
      • Нотариус матвеевская улица Кабанова Галина Александровна Работает с 1993 года Новости сайта Главная страница Приветствуем Вас на официальном сайте нотариуса города Москвы Кабановой Галины Александровны. Квалифицированный коллектив нотариальной конторы поможет Вам решить любые […]
      • Приказ для вывоза детей Разрешение на выезд ребенка за границу Когда его оформлять, а когда нет Главная Блог Разрешение на выезд ребенка за границу Раз в неделю будем отправлять лучшие статьи и советы для охотников за путешествиями! Решили свозить сына на каникулы, но жене […]
      • Ндс-наименование налога Ндс-наименование налога Среди многообразия налогов и сборов, предназначенных для обязательного исчисления субъектами хозяйственной деятельности, НДС занимает особенное место. Специфика этого налога состоит и в сложности его правильного расчета, и в […]
      • Закон рф о нарушении тишины Время тишины и покоя граждан России с 22 вечера до 10 утра в официально праздничные и выходные дни; 9 мая – с 21 до 00 часов; Допустимый уровень громкости Изначально Федеральный закон от 30.03.1999 № 52-ФЗ рассматривал не только периоды спокойствия […]
      • Реестр некоммерческих организаций минюста Реестр некоммерческих организаций в Минюсте Реестр некоммерческих организаций - Минюст собирает в нем информацию об НКО, объединенных по определенным признакам. Подробнее о том, какие сведения об НКО указываются на официальном сайте Минюста РФ, какие […]
      • Как начислить расчётные при увольнении Расчёт и выплаты при увольнении, сроки выплат в 2018 году Работодатель обязан произвести расчёт и выплаты при увольнении сотрудника в полном объёме. Задержка не допускается законом. Если работодатель по каким-либо причинам задерживает полный расчёт с […]
      • Какие налоги платят и п Обновление: 24 июля 2017 г. Один из самых важных вопросов при начале ведения бизнеса – налогообложение ИП. Предприниматели, особенно начинающие, сталкиваются со многими вопросами, и незнание порядка налогообложения может привести к штрафам за неуплату […]