Экспертиза ценности документов принципы

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 1

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

  • в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
  • в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2
  • Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
  • нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3
  • Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

    • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
    • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
    • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

    Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 6

    Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

    Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 8

    По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

    Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 9

    В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. 10

    Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;
  • Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.
  • Дополнительная информация:

  • организация хранения документов;
  • номенклатура дел;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • составление и оформление архивных описей дел;
  • экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия);
  • порядок передачи дел в архив организации.
  • _____
    1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 39.
    2 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 2.2.
    3 Там же. – Раздел 2.1.
    4-8 Там же. – Раздел 2.3.
    9 Там же. – Раздел 2.4.
    10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

    1. Понятие экспертизы ценности документов

    Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению.

    Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

    роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли; *

    значимость выполняемых ею функций; *

    время и место образования документа; *

    значимость отраженных в документе событий.

    уникальность и типичность информации документа; *

    ее повторяемость в других документах; *

    Критерии внешних особенностей документа: *

    форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; *

    юридическая достоверность документа; *

    физическое состояние документа.

    При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать: *

    значимость фондообразователя и его документов; *

    взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; *

    физическую сохранность документов.

    При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать: *

    значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ; *

    значимость содержания документа; *

    время и место создания документа; *

    подлинность и копийность документа; *

    юридическую силу документа; *

    дублетность, повторяемость документа; *

    поглощенность содержания документа; *

    2.Задачи и этапы экспертизы

    Основными задачами экспертизы ценности документов являются: *

    отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов; *

    определение сроков хранения документов; *

    обеспечение полноты состава архивного фонда; *

    отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

    Этапы экспертизы ценности документов: *

    в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив; *

    в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив; *

    в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

    Принципы, критерии экспертизы ценности документов

    Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

    К критериям происхождения относятся:

    — роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

    — время и место образования документов.

    К критериям содержания относятся:

    — значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

    — значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

    К критериям внешних особенностей документа относятся:

    — юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

    — наличие резолюций, пометок;

    — особенности материальной основы документа;

    Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:

    -проведение экспертизы ценности документов;

    -составление описей дел;

    -составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

    Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение.

    Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

    -определение сроков хранения документов по перечню при составлении -номенклатуры дел;

    -систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;

    -корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;

    -корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

    Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.

    Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы.

    Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.

    Основные функции экспертной комиссии:

    -рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;

    -организация ежегодного отбора документов для хранения;

    -рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;

    -рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

    -организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;

    -участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;

    -рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;

    -проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;

    -методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

    Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:

    1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.

    2. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).

    3. Дела временного хранения (до 10 лет).

    4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

    По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению.

    Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

    Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

    Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

    Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.

    При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения». Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)», в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

    При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

    Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

    -содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

    -происхождение документа (место и время издания);

    -внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

    Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.

    Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:

    -номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;

    -операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:

    -какие документы и в какое дело перешить,

    -какие документы подлежат уничтожению,

    -с каких документов можно снять гриф конфиденциальности;

    -какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

    По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

    -какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);

    -какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

    -какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

    -с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

    Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

    Раздел 3. Экспертиза ценности документов в организации

    Раздел 3. Экспертиза ценности документов в организации

    Об организации и проведении методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой и другой специальной документации Архивного фонда РФ, находящейся на ведомственном хранении в ФНС России и в налоговых органах РФ, см. приказ Федеральной налоговой службы от 8 апреля 2005 г. N САЭ-3-18/[email protected]

    Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

    3.1. Принципы и критерии ценности документов

    3.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

    3.1.1.1. К критериям происхождения относятся:

    3.1.1.2. К критериям содержания относятся:

    3.1.1.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:

    — наличие резолюций, помет;

    — особенности передачи текста;

    — особенности физического состояния документа.

    Нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов

    3.1.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР.

    3.1.3. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

    В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

    Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно-республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

    3.2. Организация экспертизы ценности документов

    3.2.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

    — в делопроизводстве: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

    — в ведомственном архиве: в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

    3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы) в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    3.2.3. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется в остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК)*(7).

    3.2.4. ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.

    3.2.5. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемого на основании соответствующего типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.

    Основные функции ЦЭК (ЭК) организации

    3.2.6. Основными функциями ЦЭК (ЭК) организации являются:

    — организация ежегодного отбора документов для хранения;

    — рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

    — рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

    — рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

    — подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

    — участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

    — рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел;

    — методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций*(8);

    — организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций*(8).

    3.2.7. В своей работе ЦЭК (ЭК) организации руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР, требованиями ЕГСД, приказами и указаниями Главархива СССР, нормативно-методическими документами других учреждений государственной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, положениями о ЦЭК (ЭК).

    При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности отдельных категорий документов привлекаются в качестве консультантов работники соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалисты из других организаций.

    Организация работы ЦЭК (ЭК)

    3.2.8. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив), а в состав ЦЭК — представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель.

    Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации.

    3.2.9. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

    3.2.10. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

    — об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

    — об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

    — об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

    — об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР.

    Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

    3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

    Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

    3.3.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

    3.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

    3.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии — типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики*(9), неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

    Дела с отметкой «ЭПК»*(10) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии — по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    3.3.4. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

    Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

    3.3.5. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

    3.3.6. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно-методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

    3.3.7. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению*(11). Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.

    3.3.8. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

    3.3.9. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.

    Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.

    3.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов

    3.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Оформление и описание дел производится в соответствии с требованиями разделов 4 и 7 настоящих Правил.

    3.4.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 3) производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

    3.4.3. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1976 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1980 года, с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 1982 года.

    3.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

    3.4.5. Учреждения государственной архивной службы СССР проверяют правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

    3.4.6. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения, только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

    Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с требованиями настоящих Правил.

    3.4.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного управления «Союзглаввторресурсы» Госснаба СССР. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

    Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

    Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

    Тема 3.1. Задачи экспертизы, принципы отбора документов и критерии их оценки

    Под экспертизой ценности документов понимают процесс изучения документов с использованием принципов и критериев их ценности. Цель экспертизы — определить срок хранения документов и разделить последние на две группы — постоянного и временного хранения. Отнесение документов к той или иной группе по срокам хранения осуществляют с помощью перечней документов с указанием сроков хранения документов.

    При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

    Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

    Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

    Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше — или нижестоящих учреждений.

    Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

    В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

    В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

    Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:

    1. Вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

    2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями.

    Такой комплексный подход, возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

    Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

    Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа:

    Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

    1. При разработке и составлении номенклатуры дел;

    2. При регистрации документов.

    3. При направлении исполненных документов в дела.

    4. При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

    Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

    Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

    Важным принципом отбор документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии, а также принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

    С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов. Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

    1. К критериям происхождения относятся:

    – функционально-целевое назначение организации (отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества — учреждения органов власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия Федерального, областного значения и т.д.);

    – значение лица в жизни общества (отражают производственную, общественную, творческую деятельность лица);

    – время и место создания документа (эти критерии взаимосвязаны; в истории нашей страны были периоды, насыщенные важными событиями, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства: периоды Отечественной войны 1812 года, первой русской революции 1905-1907 гг., Великой Октябрьской революции, гражданской войны, ВОВ 1941-1945 гг. и т.д. Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение: периоды организации и реорганизации, выполнения особых заданий. События на территории края, республики: строительство гидроэлектростанций, промышленных комплексов и т.д.);

    2. К критериям содержания относятся:

    – значимость информации документа (документы, отражающие основную деятельность учреждения – уставы, положения, штатные расписании я, приказы, планы, отчеты; документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений – переписка по снабжению, текущему ремонту и другим вопросам);

    – повторение информации документа в информации других документов (на государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных – содержание квартальных поглощается годовым отчетом);

    – вид документа (они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют за определенные отрезки времени результаты этой деятельности);

    – подлинность документа (предпочтение отдается подлинникам; если копии – то должны быть заверены, иметь номер и дату).

    3. К критериям внешних особенностей относятся:

    – форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа (при экспертизе ценности документов имеет значение также материал, на котором они написаны, способ их воспроизведения);

    – физическое состояние документа (если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии).

    Экспертиза ценности документов поставили

    Главная > Курсовая работа >Промышленность, производство

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

    ГОУ ВПО «Омский государственный университет им. Ф.М Достоевского»

    Кафедра дореволюционной отечественной истории и документоведения

    Вовк Ксения Анатольевна

    Тема: Экспертиза ценности документов.

    Документы , создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

    Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

    Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

    документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения;

    фиксация информации на различных носителях;

    оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;

    хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

    Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно . [6]

    Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации.

    Таким образом, целью данное реферативной работы является изучение экспертизы ценности документов.

    Цель работы предопределяет ее задачи:

    Рассмотреть понятие «экспертизы ценности документов» и органы ее проводящие ;

    Изучить принципы и критерии экспертизы ценности документов;

    Рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве организации.

    1 Определение экспертизы ценных документов

    Экспертиза ценных документов. Экспертная комиссия

    Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценных документов (ЭЦД).

    Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

    ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

    В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

    при составлении номенклатуры дел;

    при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

    при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

    в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив . [8]

    Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России. [1]

    Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

    ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

    По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

    Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению.

    Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

    Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

    Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

    Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

    Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации. [18]

    2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов

    2.1 Принципы экспертизы ценностей документов

    В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: «Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения». [4]

    Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов.

    Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

    при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

    при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);

    при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

    Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

    Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии, дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

    Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми. [13]

    2.2 Критерии экспертизы ценности документов

    Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

    В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов).

    Еще по теме:

    • Срок ответа пристава на заявление В какой срок приставы должны ответить на заявление? Я обратилась к приставам с просьбой проверить выплату задолженности по алиментам и соответствие выплачиваемых алиментов доходам ответчика в какие сроки мне обязаны дать ответ? В соответствии со ст. 64.1 ФЗ […]
    • Споры дрожжевых грибов что это Дрожжи в мазке Обнаруженные во время исследования микрофлоры влагалища дрожжи в мазке могут свидетельствовать о патологическом процессе в организме женщины. Своевременная диагностика и правильно подобранное лечение позволит избавить пациента от неприятных […]
    • Правила по усыновлению Требуется мама Им нужна мама Анастасия З. 16 лет Никита С. 4 года 9 месяцев Наталья Г. 17 лет 9 месяцев Максим В. 5 лет 10 месяцев Андрей К. 14 лет 2 месяца Саша З. 5 лет 7 месяцев Александр Т. 7 лет 5 месяцев Владислав П. 13 лет 5 […]
    • Правила дорожного движения на руле Глава 2. Рулевое управление — легковые автомобили и созданные на их базе грузовые автомобили и автобусы — 10 градусов; — автобусы — 20 градусов; — грузовые автомобили — 25 градусов. 9. Имеются перемещения деталей и узлов, не предусмотренные конструкцией, […]
    • Налог за 211 лС Калькулятор транспортного налога республики Татарстан Калькулятор транспортного налога Республики Татарстан предоставит необходимую информацию о действующих на территории региона ставках и поможет сделать быстрый и точный расчет налога на собственный […]
    • Экзамен на патент рф Тестирование по русскому языку для получения патента Сертификат для иностранного работника о прохождении государственного экзамена входит в пакет документов, необходимых для осуществления трудовой деятельности на территории РФ в полном соответствии с […]
    • Пенсии за вредное производство Изменения в пенсиях за вредные условия труда с 1 января 2019 года Шахтеры, которые трудятся на подземных работах и в горах. Сюда можно отнести профессии по добыче угля, горняки. Водителей транспорта, которые перевозят людей на регулярных маршрутах. […]
    • Общественный контроль защиты прав потребителей Об СПб ООП “Общественный Контроль” На нашем сайте Вы можете получить всю необходимую юридическую помощь, необходимую для защиты Ваших прав потребителя. В соответствии с Законом РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» у Вас есть четыре […]