Как оформить хранение договоров

Содержание:

Учет и хранение договорной документации

Учет и хранение договорной документации

У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.

Почему это важно?

Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.

Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.

Рис. 3.2. Пример гарантийного письма

В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.

Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много:

1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Разумеется, также важно определить ответственных лиц;

2) все папки, в которые подшиваются договоры, пронумеровать;

3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;

4) на каждый заключенный договор заводить учетную карточку с наименованием контрагента, номером и датой заключения договора, а также учетным порядковым номером карточки договора и специализированными информационными полями о выдаче-возврате оригиналов договорной документации (пример карточки см. на рис. 3.3);

5) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;

6) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т. п.

Ведение сводного реестра всех договоров лучше вести в электронном виде. Тем более что реестр можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки). Существующие в настоящее время компьютерные офисные программы (текстовые и табличные редакторы) позволяют это сделать в лучшем виде;

7) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;

8) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, скажем, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;

9) хранение папок с договорами осуществлять в закрывающихся на ключ шкафах.

Что это дает?

Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:

• находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);

• находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;

• снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной документации.

Тисленко Андрей Васильевич, коммерческий директор ООО «Топ-Технологии». Очень важно, чтобы договор и все учредительные и прочие документы, полученные от контрагента при заключении сделки, хранились в одном месте и находились в зоне «быстрого доступа». На моей памяти есть несколько случаев, когда компания не смогла даже обратиться в суд по имеющемуся должнику, потому как договор и ряд других важных документов были просто потеряны!

Папка № _____________________ Карточка №

Договор №________ от «___»________20__г.

Срок действия договора

Прилагаемые к договору документы _____________________________________

ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)

Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов

Рис. 3.4. Пример формы общего (сводного) реестра заключенных договоров

Архив и хранение договоров

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Здравствуйте.
Прошу прощение, если тема такая уже есть, не нашла.

Никогда не вела делопроизводство. Хочу теперь все систематизировать.
На предприятии с 2008 года есть папки отдельно на каждый год с договорами. Одни договоры уже не действуют, другие продолжают действие. Начинаю уже путаться.
К некоторым договорам имеются приложения, я их подшиваю к договору, даже если год приложения другой. Правильно ли я делаю?

Подскажите как мне правильно хранить договоры за прошлые года? Нужно ли действующие отдельно откладывать?

Как я представляю должно быть так: например, за 2008 год недействующие договоры сшить в отдельные папки по датам срока хранения. Действующие отложить в отдельную папку — 2008.
Когда срок действия договора прекратится сшить его с другими договорами, прекратившими действие(даже если договоры будут других годов) с датой срока хранения. Соответственно все с описью.
Правильно ли я понимаю?
Спасибо.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Из статьи вы узнаете:

  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.
  • Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

    Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

    Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

    Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

    Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.

    Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

    • наименование (тип) договора;
    • указанная в нем стоимость или цена;
    • информация о второй стороне, подписавшей документ;
    • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
    • номер дела в котором хранится договор.
    • Как осуществляется временное хранение договоров

      Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

      По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

      Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом.

      Сроки хранения договоров в архиве

      Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:

      Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

      При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

      Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

    • мены, займа и кредита;
    • на медицинское обслуживание;
    • Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора

      Статьи по теме

      Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

      В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

    • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
    • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
    • Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

      Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

      Кому поручается текущее хранение договоров в организации

      Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

      Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

      Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

      Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении

      В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

    • порядковый номер записи;
    • дата заключения договора;
    • срок его действия (если он оговорен);
    • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
    • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
    • примечание;
    • Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:

      Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие;

      Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

      Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения.

      Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

      Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

      Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

      Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

      Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

      Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так:

      Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

    • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
    • о материальной ответственности.
    • При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.

      Хранение договоров

      Рассказываем, какие существуют виды договоров, а также как происходит процесс их регистрации и хранения.

      Договора заключаются в каждой существующей организации – это неотъемлемая часть жизнедеятельности компании. Имея абсолютно разные задачи, они также имеют и разные сроки хранения в организации. Рассмотрим, какие могут быть виды данных деловых бумаг и как долго их необходимо хранить в организации.

      Наиболее распространенные виды договоров

      Встречаются довольно разные формы. Но существует определенная структура, которая относится одинаково ко всем типам. В нее входит:

    • Вводная часть документа (преамбула);
    • Основная часть. В ней указывается предмет договора (о чем конкретно договариваются стороны), а также права и обязанности каждой из сторон, включая сроки выполнения своих обязательств;
    • Перечисление основных и прочих условий;
    • Реквизиты и подписи обеих сторон (заключительная часть).
    • В момент заключения сделки компания может применять определенный шаблон для заполнения. Но все же множество организаций занимаются разработкой собственных типовых форм, которые создаются в зависимости от специфики деятельности компании.

      В каждом договоре обязательно содержится одна и та же база информации. К ней относится:

      1. наименование документа;
      2. место и дата подписания;
      3. наименование сторон (обязательно с указанием фамилии, имени, отчества и должности каждой стороны);
      4. предмет;
      5. условия соглашения сделки;
      6. сроки работы (начало и окончание работы), или период действия самого документа;
      7. стоимость работ и расчеты по нему;
      8. сроки и порядок сдачи-приемки работ;
      9. ответственность каждой из сторон;
      10. гарантии, страхование, возможные риски и случаи форс-мажора;
      11. юридические адреса и полные реквизиты (включая банковские) каждой стороны.

      Как уже было сказано раннее, на данный момент имеется множество видов деловых бумаг, фиксирующих факт сделки. Но есть всего лишь несколько категорий, с которыми секретарям приходится сталкиваться чаще. К ним относятся трудовые договоры, оказания услуг, найма, пользования и т.д. Рассмотрим разницу между ними.

      В первую категорию входят документы, которые отвечают за передачу собственности другому лицу (отчуждения). Их характерной особенностью является то, что они связаны со сделками о купле и продаже, также деловая бумага такого плана заключается при обмене собственности.

      Второй наиболее часто встречающийся вид – о предоставлении услуг. Стоит отметить, что в этом случае услуги могут быть совершенно разные: от перевозок, до страхования жизни.

      И последняя популярная категория – договоры пользования. В эту категорию входят деловые бумаги об аренде (квартир, зданий, машин или какого-либо оборудования), а также по кредитам.

      Важно знать, что нумеровать деловые бумаги разных категорий нужно по отдельности. Допустим, что в организации создается трудовой договор с новым сотрудником. Он оформляется под номером 18 (№18). Тогда следующему трудовому договору будет присвоен номер 19 (№19). Остальные бумаги по сделкам в компании имеют отдельную нумерацию по своим категориям.

      Категория

      Вид договора

      Временного пользования строением

      Займа и выдачи кредита

      Содержания с иждивением

      Об оказании медицинских услуг

      Регистрация договоров

      Регистрация договоров нужна в первую очередь для облегчения работы с различными бумагами, чтобы избежать лишней путаницы и иметь удобный учет документов. Кроме бумаг по сделкам, которые создаются внутри компании и являются внутренними документами, в организации также могут присутствовать и входящие, которые были заключены с другими компаниями.

      Например, если организация заключает договор с определенной компанией на поставку канцтоваров, то компания-поставщик обязательно должна предоставить свой экземпляр контракта по оказанию услуг в двух экземплярах. Один заполненный экземпляр в дальнейшем будет у поставщика, а другой – обязательно останется на хранении в компании. Стоит учесть, что после поступления в организацию необходимо сделать отметку в журнале регистрации входящих документов, если он имеется.

      Договоры такого типа необходимо хранить в организации до того момента, как истечет их срок действия, до их расторжения (но не менее года), а также после окончания их срока они должны продержаться около 5 лет.

      Хранение договоров

      Каждой организации необходимо организовать правильное хранение данных деловых бумаг. Хранение договоров в организации имеет разные сроки. Всё зависит от вида. В этом случае, длительность хранения зависит от того, будут ли документы поступать в государственный или муниципальный архив на дальнейшее хранение или нет. Так, к примеру, срок хранения трудовых договоров, личных дел сотрудников и прочих документов составляет 75 лет или же они хранятся до окончания жизнедеятельности самой компании.

      При последующем хранении документов в муниципальном или государственном архиве, договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения. В противном случае документ должен храниться не менее 10 лет.

      Нельзя убрать договоры из архивов без какой-либо на это причины. Поэтому необходимо всегда смотреть на срок хранения в организации и удостовериться в том, что он прошел. Сам процесс хранения документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы затрачивалось как можно меньше времени.

      На данный момент существует более простой вариант хранения документов, а именно регистрация договоров в электронном архиве. Такой способ избавляет секретаря от бумажной волокиты. Электронный архив сэкономит время и тем самым повлияет на эффективность работы. На момент работы с документами могут происходить различного рода ошибки при заполнении документа или вовсе можно потерять оригинал. В этом случае регистрация в электронном архиве как раз помогает избежать таких проблем.

      После того, как истечет срок хранения, на протяжении последующих пяти лет должны храниться следующие соглашения:

    • возмездного оказания услуг;
    • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
    • о правах и обязанностях;
    • коммунального обслуживания;
    • контрактации;
    • на обслуживание жилых помещений;
    • управление многоквартирными домами;
    • банковского счета;
    • договоры мены, займа и кредита;
    • найма;
    • материальной ответственности;
    • аренды транспорта и услуг перевозки;
    • о медицинском обслуживании;
    • а также об оказании прочих видов услуг.

    У некоторых деловых бумаг имеется отметка о том, с какого момента начинается срок их хранения. Предположим, договор о материальной ответственности содержит пункт, в котором прописано, что срок хранения начинается с момента официального увольнения лица, который несёт материальную ответственность. Необходимо знать, что официально срок хранения начинается с 1 января нового года. И если действие окончилось в октябре 2016 года, то срок его хранения начинается не ранее, чем с 1 января.

    Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

    • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
    • Нормативная база

      В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

    • постоянный;
    • временный (свыше 10 лет);
    • временный (до 10 лет включительно).
    • Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

      Типовые и ведомственные перечни применяются:

    • при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
    • при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.
    • Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

      В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
    • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
    • Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

      В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

      Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

      Статью Натальи Храмцовской «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1’ 2011

      Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек. При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

      Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют!

      Статью Натальи Храмцовской «Арбитражная практика: так каким же перечнем пользоваться акционерным обществам?» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3’ 2011

      Перечень 1 вступил в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 20.09.2010 № 38. А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

      Сроки хранения договоров.

      . по Перечню типовых управленческих архивных документов

      При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

    • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
    • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.
    • Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

      А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет.

      Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч. и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации.

      Чтобы помочь читателям разобраться со сроками хранения договоров, поясним, что Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров. Информацию о сроках хранения договоров можно найти:

    • в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в том числе и интересующий нас вид документа – договор. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1.
    • в статьях, которые содержат конкретные наименования договоров, например, статья 159 Перечня 1.
    • Перечень 1 состоит из 12 разделов, в каждом их которых содержится информация о сроках хранения тех или иных договоров, связанных с определенным видом деятельности организации.

      Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный.

      Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

      Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством. Оно и понятно. Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.

      Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.)

      Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения:

    • сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора. При этом если рядом со сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»;
    • срок хранения «постоянно». Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
    • звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
    • отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).
    • Во время работы с Перечнем 1 следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечания». Здесь часто уточняются сроки, указанные в графе «Срок хранения»:

    • может уточняться момент, с которого начинает отсчитываться срок хранения (см. Пример 2);
    • для всех документов данной статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется либо сокращается;
    • для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня 1, может быть установлен индивидуальный срок (см. Пример 1).
    • Статья 623 Перечня 1 посвящена договорам страхования работников от несчастных случаев. И всем таким договорам установлен срок хранения в 5 лет после окончания срока действия. Исключение составляют договоры, в зону действия которых вошли реально произошедшие несчастные случаи, их нужно будет хранить 75 лет. Ниже показано, как данное исключение отображается в таблице Перечня 1.

      Напомним, что по общему правилу срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве. Поясним на примере.

      Если договор об информационном обслуживании закончил свое действие 30.09.2010, а статья 533 Перечня 1 предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

    • первым годом хранения будет 2011-й год (с 01.01.2011 по 31.12.2011, а не с 01.10.2010 по 30.09.2011),
    • последним, пятым, годом хранения – 2015 год. Только по окончании 2015 года, т.е. начиная с 2016 года, такой договор можно будет уничтожить.
    • Здесь не играет роли, сколько мы хранили договор, пока он действовал: несколько месяцев, год или несколько лет. Срок хранения начинаем отсчитывать не на следующий день после окончания срока действия договора, а на следующий год!

      Каким может быть срок действия договора?

      Поскольку почти все указанные в Перечне 1 сроки хранения договоров аппелируют к такому понятию, как «срок действия договора», дадим некоторые пояснения.

      В соответствии со ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения, но стороны вправе установить в договоре, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до его заключения, например, договор может быть заключен 15 января 2011 года, а поставка продукции по данному договору может быть произведена в ноябре 2010 года. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.

      Срок действия договора может быть:

    • неопределенным (до его расторжения) или
    • определенным – ограниченным.
    • Договор заключен на неопределенный срок в следующих случаях:

    • если в тексте договора срок его действия не указан 1 ;
    • когда в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок;
    • когда договором предусмотрена его автоматическая пролонгация;
    • когда в договоре предусмотрена формулировка «до полного исполнения сторонами всех обязательств».
    • Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен:

    • конкретной датой (например, «договор действует до 31 декабря 2011 года») или
    • истечением некоего периода (например, «договор вступает в силу с 01 января 2011 года и действует в течение двух месяцев»).
    • Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию). Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора 2 .

      . по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности

      Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

    • контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст. 1051);
    • договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
    • договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
    • договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст. 1053);
    • договоры (контракты) на внедрение результатов НИР (ст. 103);
    • авторские договоры на создание карт и атласов, соглашения с авторскими коллективами (ст. 842);
    • договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
    • договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).
    • В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

    • о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
    • на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
    • на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).
    • Обращаем внимание читателей на несоответствие сроков хранения некоторых однотипных договоров, указанных в Перечне 1 и Перечне 2.

      В соответствии со ст. 272 Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения – постоянно.

      Если срок конкретного договора в перечнях не указан

      Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору (соглашению), не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

      Стоит ли договору назначать срок хранения менее 5 лет?

      Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора.

      Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

      Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).

      В большинстве стран мира, в том числе в России, общий (обычно применяемый) срок исковой давности установлен в 3 года (ст. 196 ГК РФ). А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше.

      Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:

    • срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
    • срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).
    • В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

      Вид договора не всегда однозначен

      При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры.

      Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели.

      Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.

      Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.

      Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации.

      Копии договора

      При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

      Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения – «до минования надобности».

      Обратим ваше внимание на ст. 273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов. В перечень документов здесь входят и «копии договоров (контрактов)». Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного (подписанного) договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

      В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам – проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

      Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

      Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

      За исключением договора страхования и договора доверительного управления имуществом, т.к. для них в соответствии с ГК РФ срок действия договора является существенным условием и без его указания договор считается незаключенным. Вернуться назад

      О хранении документов, связанных с заключением и исполнением договоров, мы будем говорить в следующем номере журнала. Вернуться назад

      Еще по теме:

      • Правила безопасности легкая атлетика Охрана труда и техника безопасности в школе Инструкция по охране труда для учащихся при проведении занятий по легкой атлетике Бег на короткие дистанции. Бег на средние дистанции. Бег на длинные дистанции. Метание на дальность (мяч, гранаты). […]
      • Как изменить разрешение virtualbox Всё об Ubuntu - Как легко сменить разрешение экрана в Virtualbox Опубликовано 14.06.2011 16:25 Когда-нибудь хотели сменить разрешение экрана виртуальной машины в VirtualBox и не находили в настройках нужного пункта? Вы можете сделать это очень просто, […]
      • Опекунство пособие какое Особенности оформления опекунства над ребенком при живых родителях Порою оформление опеки необходимо, чтобы обеспечить право ребенка на заботу и должное воспитание. Опека во многом похожа на усыновление, однако полномочия опекуна гораздо уже родительских и […]
      • Ооо срок полномочий директора Полномочия директора ООО закончились. Общим собранием участников общества новый директор избран не был, полномочия прежнего директора прекращены или продлены не были, поскольку участники общества не могут принять единогласное решение. В связи с этим прежний […]
      • Криптопро закрытый ключ в реестре Перенос КриптоПро, ключей ЭЦП, сертификатов с одного компьютера на другой Инструкция по переносу лицензии КриптоПро, закрытых ключей ЭЦП и сертификатов с одного компьютера на другой. 1. Перенос лицензии криптопро. Серийный номер КриптоПро CSP 3.6 находится в […]
      • Прошение у святых Сокровищница духовной мудрости Христианин не должен помнить зла, но обязан от сердца прощать тем, которые согрешили перед ним (свт. Василий Великий, 7, 359). На согрешившего и покаявшегося не должно помнить зла, а надобно простить ему от сердца (свт. Василий […]
      • Как начислить расчётные при увольнении Расчёт и выплаты при увольнении, сроки выплат в 2018 году Работодатель обязан произвести расчёт и выплаты при увольнении сотрудника в полном объёме. Задержка не допускается законом. Если работодатель по каким-либо причинам задерживает полный расчёт с […]
      • Эконометрика практикум учебное пособие Практикум по эконометрике - Елисеева И.И. - Учебное пособие Автор : Елисеева И.И. Издательство : « Финансы и статистика » Качество : Отсканированные страницы Количество страниц : 192 ПАРНАЯ РЕГРЕССИЯ И КОРРЕЛЯЦИЯ 1.1. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ1.2. РЕШЕНИЕ […]